5 этапов успешных переговоров

В переговорах даже у профессионалов нет четких правил, которые бы регламентировали, с чего стоит начинать, как вести себя в основное время встречи, чем заканчивать разговор. Каждые переговоры уникальны. Все зависит от того, какой баланс сил сформировался перед встречей и какого результата хочет достичь каждая из сторон.

Есть случаи, когда нужно сразу перейти к делу. Например, в конфликтных ситуациях никто не будет перед тобой танцевать и устанавливать контакт, располагать к себе. Или, как правило, чем старше или более занятой человек, тем меньше ему нужны всякие “ритуалы”: он экономит свое время, ему неинтересно разговаривать на отвлеченные темы.

Но такой сценарий и осознание, на какой условной стадии переговоров вы находитесь, должно быть обязательно, иначе вы потеряете контроль над ситуацией.

Образно говоря, в вашем колчане должно быть много стрел, но использовать вы будете только те, которые нужны в моменте. Если мы, к примеру, понимаем, что человек чувствует себя неловко, а нам нужно его хорошее настроение, мы будем устанавливать контакт, разговаривать о природе и погоде. Но как только перед нами будет кто-то, с кем нужна только конкретика, мы сразу перейдем к делу. Однако и в первом, и во втором случае обязательно будет окончание переговоров и подведение итогов. Если об этом важном этапе забыть, велик риск, что договоренности никогда не будут достигнуты или окажутся поняты оппонентами по-разному.

Этапы переговоров

В переговорах нет правил, но есть пять условных этапов, которые в том или ином виде присутствуют в любой деловой беседе. Разберем каждый из них.

Этап 1. Подготовка

Подготовка начинается задолго до переговоров. На этом этапе вы должны оценить свое положение и возможности, узнать максимум информации о вашем оппоненте и разработать как можно больше сценариев, по которым могут пойти переговоры. Чем больше ситуаций вы сможете предвидеть заранее, тем меньше неожиданностей будет для вас во время встречи.

И лучше всего, чтобы отработка сценариев шла через диалог: попросите кого-то принять на себя роль вашего собеседника и поговорите с ним так же, как это будет происходить в реальности. Если при этом вы сможете имитировать и поведение оппонента, то ваша подготовка будет почти идеальной.

Не забудьте, что у вас обязательно должен быть план Б на случай, если все пойдет не так, как вы себе могли представить. Вы должны четко понимать, как в этой ситуации изменить стратегию, чтобы не “поплыть”.

Кроме того, установите для себя понятную цель - минимальный и максимальный результат, на который вы рассчитываете в конкретных переговорах. Это поможет избежать принятия невыгодных условий.

Этап 2. Начало переговоров

Именно на этой стадии устанавливают контакт, соблюдают условности и ритуалы, если это необходимо. Здесь же можно попытаться продемонстрировать превосходство. Например, если вы решили, что будете вести переговоры с позиции силы, то перехватывать инициативу нужно сразу. Часто для этого пытаются сразу вывести оппонента из равновесия: “Мы очень торопимся. Даем вам 15 минут, чтобы нас заинтересовать” и тому подобное.

Чтобы успешно проходить начальный этап переговоров, важно на этапе подготовки и планирования:

• Определиться, с чего начать, какие заявления сделать

• Найти что-то общее для вас и оппонента — иными словами, убедиться в том, что в переговорах заинтересованы обе (либо все) стороны
• Сформулировать заявление, которое обозначит цель переговоров, но не раскроет вашу позицию до того, пока оппонент не сообщит о своей
• Спланировать, как вы будете защищать свои основные тезисы и переговорную позицию, а также определиться с тем, есть ли у вас возможность поставить под сомнение позицию оппонента
• Продумать действия, которые помогут вам приобрести и удержать контроль в переговорах

Этап 3. Тестирование

Следующий этап — тестирование. В это время профессиональные переговорщики, как правило, крупными мазками обозначают цель визита и свои ожидания, прощупывают другую сторону, на предмет понимания ситуации, выясняют, что критично для них, а что нет, насколько они готовы “подвинуться”.

То есть обычно здесь стараются не раскрыть свою позицию первыми. За исключением ситуации, когда вы понимаете, что есть условия, по которым торговаться не готовы. Тогда на этом этапе можно сразу протестировать другую сторону на готовность согласиться с такими условиями. Например: “Коллеги, у нас вот такие условия. Если они вас не устраивают, то, чтобы не тратить ваше и наше время, мы готовы сейчас завершить переговоры и перейти к соглашению”. Если другая сторона остается, значит она по умолчанию приняла те условия, которые для вас принципиально важны.

Иными словами, на этапе тестирования оппоненты бросают различные пробные шары и смотрят на реакцию собеседника. Исходя из этой реакции, они корректируют свою стратегию и тактику. Но нужно быть очень осторожными в “прощупывании”: важно качественно провести этап подготовки, чтобы понимать, где есть смысл надавить или уступить, а где нет. Если вы будете делать это наобум, рискуете все испортить, так и не приступив непосредственно к переговорам.

Чтобы успешно проходить этап тестирования важно на этапе подготовки и планирования: 

• Предвидеть, какие вопросы будет задавать оппонент, и подготовить убедительные ответы
• Подготовить открытые вопросы, чтобы оценить правильность своих предположений
• Предвидеть аргументацию оппонента в защиту его переговорной позиции и подготовить контраргументы
• Продумать способы, как узнать больше о другой стороне и защитить собственную информацию
• Предвидеть, какие стиль, подход, доводы будет использовать оппонент, чтобы убедить вас в своей правоте, и разработать эффективную защиту

Этап 4. Игра или движение к соглашению

После того, как вы поняли возможные границы будущих договоренностей и решили, что для вас будет приемлемым соглашение в обозначенных рамках, стоит переходить к конкретике. Этот этап называют “игрой” или “движением к соглашению”.

Сравнение с игрой напрашивается из-за того, что оппоненты начинают предлагать друг другу различные варианты решений, параллельно отстаивая свои и парируя чужие варианты. Тот, кто сможет “отбить” как можно больше чужих и “забить” в ворота противника своих “мячей”, тот и победит. А “движение к соглашению” — это аллегория движения по так называемому коридору соглашения: этим термином в профессиональной среде переговорщиков называют те самые границы, которые мы прощупали на этапе тестирования.

То есть на этом этапе главная цель — заработать как можно больше “очков” (критически важных для вас пунктов будущего соглашения), которые станут основой для успешного завершения переговоров.

Для того, чтобы началось движение в сторону уступок, на этапе планирования следует:

• Рассчитать, во сколько обходится каждая конкретная уступка, а также какую отдачу получит оппонент
• Определиться с ограничениями по уступкам
• Выяснить, какие ваши уступки вам обойдутся недорого, но для оппонента будут иметь большое значение
• Определить, какие личные и корпоративные цели оппонента вы сможете удовлетворить
• Подумать, какие уступки может сделать оппонент, не потеряв при этом лицо
• Составить план выхода из тупика
• Подготовить варианты реакции на случай, если оппонент использует “грязные” приемы

Этап 5. Подведение итогов

Как только вы понимаете, что достигли желаемых договоренностей, стоит переходить к заключительному этапу переговоров — подведению итогов. Это очень важный этап, который ни в коем случае нельзя пропускать.

Подведение итогов необходимо, чтобы:

• Был четко обозначен результат встречи
• Обе стороны одинаково понимали то, о чем они договорились
• Было понятно, как будет осуществляться контроль исполнения договоренностей с одной и с другой стороны

Самый лучший вариант для фиксации итогов — письменный. Это может быть протокол встречи, договор о намерениях, даже простое электронное письмо и прочие документы. Иногда итогом переговоров становится и подписание реального контракта, но для этого необходимо провести тщательную подготовку до встречи и принести с собой проект этого документа.

Если достигнутые на встрече договоренности не будут зафиксированы письменно и подписаны обеими сторонами, велик риск того, что кто-то захочет “соскочить” или прикинуться дурачком с провалами в памяти и пересмотреть пункты условного соглашения.

Кстати, есть такой тактический прием — интерпретация результатов переговоров. Когда одному кажется, что уже обо всем договорились, и он пересказывает свои мысли оппоненту, последний говорит: “Нет-нет. Все совсем не так”. Первому сразу кажется, что он, наверное, идиот. Начинается “передоговаривание”. И здесь очень легко запутаться, согласиться с условиями, которые интерпретированы не в вашу сторону. Когда вы все это фиксируете на бумаге, шанс заметить подвох намного выше.

Для успешного завершения переговоров на этапе планирования необходимо:

• Продумать техники заключения сделки
• Определить способы контроля за выполнением достигнутой договоренности
• Оставить возможность для дополнительных переговоров
• Подумать, какую информацию можно будет получить от оппонента уже после достижения договоренности

В переговорах что не запрещено, то разрешено. Можно пользоваться слабостью, непониманием оппонентом ситуации, его неумением взять инициативу в свои руки и так далее. Все это могут точно так же использовать по отношению к вам. Поэтому важно учиться переговорам, а не надеяться на собственную исключительность и непогрешимость. Эффективнее управлять процессом переговоров, чтобы получать более выгодные результаты, можно научиться на нашей программе “Мастер переговоров”.